Privacybeleid

DutyGrid is een product van Lovijn Security, gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. DutyGrid levert planningssoftware voor beveiligingsbedrijven via dutygrid.nl. Voor privacyvragen kunt u terecht op info@dutygrid.nl.

Voor de gegevens van onze eigen klanten (accountgegevens, facturatie, supportcontact) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de gegevens die een beveiligingsbedrijf in DutyGrid invoert over zijn eigen medewerkers, klanten en diensten (roosters, urenregistratie, verlof, incidentmeldingen) zijn wij verwerker. Het beveiligingsbedrijf is en blijft daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Als u een account aanmaakt of DutyGrid gebruikt, verwerken wij:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, KvK-nummer en wachtwoord (gehasht opgeslagen, dus niet terug te lezen)
• Betaalgegevens: abonnementsstatus en factuurhistorie; de betaling zelf verloopt via Stripe, wij slaan geen kaart- of rekeningnummers op
• Gebruiksgegevens die de klant zelf invoert: medewerkers, roosters, uren, verlof, incidenten en opdrachtgevers
• Technische loggegevens die nodig zijn voor beveiliging en foutopsporing

• Het leveren en verbeteren van de dienst (uitvoering van de overeenkomst)
• Facturatie en administratie (wettelijke verplichting)
• Beveiliging, misbruikpreventie en logging (gerechtvaardigd belang)
• Contact over uw account of ondersteuning

Wij verkopen geen gegevens aan derden en gebruiken uw gegevens niet voor advertenties.

DutyGrid gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en uw sessie veilig te houden. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. Daarom ziet u bij ons ook geen cookiebanner.

Wij gebruiken een beperkt aantal leveranciers om DutyGrid te laten draaien:

• Neon (de database, in Frankfurt)
• Vercel (hosting van de applicatie en het meten van laadtijden, in Frankfurt)
• Vercel Blob (opslag van foto's bij incidenten en schermafbeeldingen bij meldingen)
• Resend (verzenden van e-mail, zoals uitnodigingen en herstellinks)
• Stripe (abonnementen en betalingen)
• PDOK (Kadaster) (adressen omzetten naar een punt op de kaart)
• Google (Fonts) (lettertypen van de website en de inlogpagina's; uw IP-adres gaat daarbij naar de Verenigde Staten)

Welke gegevens elke leverancier ziet en waar die staan, leest u in de bijlage van de verwerkersovereenkomst.

Met deze partijen zijn verwerkersafspraken van kracht. Waar mogelijk worden gegevens binnen de EU opgeslagen; waar dat niet kan, gelden passende waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen.

Wij bewaren de gegevens van uw bedrijf zolang uw account actief is. Na opzegging verwijderen wij de gegevens die u hebt ingevoerd binnen 90 dagen, met de foto's en documenten in onze eigen opslag. Na een proefperiode zonder abonnement gebeurt dat zodra er 30 dagen zijn verstreken: een taak die elke nacht draait voert het uit bij de eerste geslaagde ronde daarna, doorgaans binnen een dag.

Van de accounts wissen wij op dat moment de naam, het wachtwoord en de overige profielgegevens. Het e-mailadres van een account blijft staan, met de technische gegevens van de accountregel. Eén uitzondering: een account van DutyGrid zelf binnen uw bedrijf, voor het beheer van het platform, blijft met naam en inlog bestaan. Gedurende een wachttijd van ongeveer negentig dagen na het opruimen weigert de registratie een nieuw account op dat adres; daarna komt het adres vrij zodra iemand zich er opnieuw mee aanmeldt. Wat er weggaat en wat er blijft staat in artikel 8 van de verwerkersovereenkomst. Gegevens die wij wettelijk langer moeten bewaren, zoals facturen (7 jaar fiscale bewaarplicht), bewaren wij zolang de wet dat vraagt.

Verder blijven staan: van de logboekregels van uw bedrijf de handeling, het soort gegeven en het tijdstip, zonder inhoud en zonder verwijzing naar een persoon; de aantekeningen die de opruimtaak zelf maakt, waaronder de adressen van cao-documenten die zij moest wissen; en van het bedrijf een lege registratie, zoals het interne nummer, de status en de tijdstempels. Wat de taak wist, is nog zeven dagen terug te halen uit de herstelgeschiedenis van de database; daarna is het ook daar weg. Een opgezegd bedrijf ruimt de taak daarom een week eerder op, zodat de negentig dagen ook voor die geschiedenis gelden.

Een bericht via het contactformulier bewaren wij 365 dagen, sporen van geweigerde verzoeken 90 dagen; ook die verdwijnen bij de eerste geslaagde ronde daarna, doorgaans binnen een dag. Van een contactbericht en van een melding over de app komt ook een kopie per e-mail in onze supportpostbus. Die kopie valt buiten de opruimtaak; wij verwijderen haar op verzoek.

Alle verkeer verloopt via TLS. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. Toegang tot productiegegevens is beperkt en handelingen zoals meekijken met een medewerkersaccount door een beheerder worden gelogd.

U hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail daarvoor naar info@dutygrid.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Bent u medewerker van een bedrijf dat DutyGrid gebruikt, richt uw verzoek dan in eerste instantie aan uw werkgever; die is verantwoordelijke voor uw gegevens. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen dit beleid aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij accounthouders per e-mail of in de applicatie. De actuele versie staat altijd op deze pagina.